彩排。在所有準(zhǔn)備工作完成、現(xiàn)場(chǎng)布置完畢、設(shè)備安裝到位的情況下，活動(dòng)總監(jiān)要召集全體執(zhí)行人員以及供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)，按活動(dòng)流程進(jìn)行一次全面的彩排，檢測(cè)活動(dòng)人員的現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)，各種設(shè)備的使用效果、活動(dòng)時(shí)間是否合理等等，目的是讓他們掌握整個(gè)會(huì)議的流程、明確各自的角色和承擔(dān)的責(zé)任。
在發(fā)布會(huì)前期，客戶服務(wù)小組至少要進(jìn)行3次細(xì)致的溝通，以此確保工作人員明確職責(zé)。對(duì)主持人的把控是非常重要的。從實(shí)踐看，通常要在發(fā)布會(huì)前的三到四天內(nèi)把串詞、會(huì)議流程等重要信息提交給主持人，并在頭一天與其進(jìn)行細(xì)致的溝通，溝通內(nèi)容包括本次發(fā)布會(huì)的主旨、關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)的控制、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職位、風(fēng)格和特點(diǎn)，以及遇到冷
場(chǎng)或砸場(chǎng)時(shí)的應(yīng)急手段等等，以便其在正式場(chǎng)合上能夠控制好現(xiàn)場(chǎng)的氣氛和節(jié)奏。 一個(gè)非常需要注意的細(xì)節(jié)是：很多時(shí)候，客戶會(huì)把一些流程安排、媒體邀請(qǐng)等工作授權(quán)給公關(guān)公司，而此時(shí)必須要記住，在決策之后的第一時(shí)間向客戶反饋結(jié)果，保證他們隨時(shí)隨地了解發(fā)布會(huì)的進(jìn)展情況。
現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行
如果已經(jīng)有了嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)演練，那么現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行就要看工作人員的現(xiàn)場(chǎng)控制能力和應(yīng)變能力�，F(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行必須靈活、果斷，對(duì)應(yīng)急方案中沒有考慮到的有關(guān)事項(xiàng)，要能妥善解決。不過，需要盡量征得客戶的同意和支持。此外，在發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，還需要專門為客戶安排一個(gè)對(duì)整個(gè)活動(dòng)非常熟悉的工作人員，以便根據(jù)客戶要求即時(shí)調(diào)整現(xiàn)場(chǎng)。
特別需要注意的是，確保發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的緊湊與連貫，并把時(shí)間嚴(yán)格控制在流程允許的范圍內(nèi)。另外，在做發(fā)布會(huì)流程時(shí)，工作人員要預(yù)留出一些時(shí)間，這樣，即便是某個(gè)環(huán)節(jié)超出了預(yù)計(jì)的時(shí)間，也能夠控制好整個(gè)發(fā)布會(huì)的進(jìn)度。
QA是發(fā)布會(huì)的“重頭戲”，確保此環(huán)節(jié)的萬無一失是每個(gè)工作人員的職責(zé)。雖然在準(zhǔn)備階段，客戶與公關(guān)公司已經(jīng)根據(jù)此次發(fā)布會(huì)的意圖和記者的興趣點(diǎn)準(zhǔn)備好了問題，但如果有可能，媒介人員要充分利用好發(fā)布會(huì)前的時(shí)間，與提前到場(chǎng)的記者進(jìn)行溝通，并為記者提供準(zhǔn)備好的QA提綱。
在QA環(huán)節(jié)，新聞發(fā)言人需要注意以下幾點(diǎn)：
1、靈活控制場(chǎng)面氣氛。發(fā)言人或主持人要善于調(diào)動(dòng)記者的情緒，保持順暢而有激情的溝通。例如，在小型發(fā)布會(huì)時(shí)，可以讓記者先做自我介紹，以此來拉動(dòng)和諧、互動(dòng)的氣氛。如果提問異常活躍，那么主持人就要維持好會(huì)場(chǎng)的秩序。
2、根據(jù)議程要求，靈活控制發(fā)布會(huì)的時(shí)間進(jìn)度，避免QA延時(shí)。如果預(yù)定時(shí)間已到，發(fā)言人要向那些想提問的記者表示遺憾，還可以與之預(yù)定下次采訪的時(shí)間和地點(diǎn)等。有時(shí)，新聞發(fā)言人可能會(huì)忽略事先設(shè)計(jì)好的時(shí)間，這時(shí)，控制舞臺(tái)效果的工作人員就要舉牌示意。如果超時(shí)太長(zhǎng)，在取得客戶同意之后，要壓縮其他的一些環(huán)節(jié)。例如QA的時(shí)間，可以從原本設(shè)定好的20分鐘調(diào)整為15分鐘或5分鐘。
如何能讓到場(chǎng)的人更好地感受客戶企業(yè)的特色呢?在發(fā)布會(huì)的會(huì)前、會(huì)后循環(huán)播放企業(yè)宣傳片，以聲、光、影的方式讓到場(chǎng)的人直觀地感受到企業(yè)的文化和風(fēng)格。
在新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束之后，還可以配合會(huì)議的主題組織記者參觀，給記者創(chuàng)造實(shí)地考察、采訪和攝影的機(jī)會(huì)，使他們對(duì)新聞發(fā)布會(huì)有一個(gè)感性的認(rèn)識(shí)。
善后工作
善后工作的好壞將會(huì)直接影響到整個(gè)活動(dòng)的傳播效果。工作人員除了將收拾好的道具、會(huì)議資料以及相關(guān)物品入庫以外，還要做好采集現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)(活動(dòng)情況、現(xiàn)場(chǎng)效果評(píng)價(jià)等)以及現(xiàn)場(chǎng)圖片、影像資料的整編工作。盡快整理出新聞發(fā)布會(huì)的所有材料，以電子版的形式提供給記者。最后就是媒體跟蹤與制作活動(dòng)評(píng)估報(bào)告了。
馬斐，中國酒業(yè)資深營(yíng)銷策劃人，行業(yè)觀察家、危機(jī)公關(guān)專家。 三年媒體工作經(jīng)歷、十一年食品、酒企營(yíng)銷經(jīng)驗(yàn)。 擅長(zhǎng)營(yíng)銷策劃、媒介分析、危機(jī)公關(guān)。 《中國經(jīng)營(yíng)報(bào)》、《第一財(cái)經(jīng)報(bào)》、《經(jīng)濟(jì)觀察報(bào)》特約撰稿，《新食品》、《大食品》、《新營(yíng)銷》、《銷售與市場(chǎng)》、《經(jīng)理人》特約行業(yè)撰稿。 聯(lián)系方式：13253683001、13838269001，QQ：37761529，jiudu9@163.com